Jobid=636906190092177327 (0.0497)
Ben jij een organisatietalent dat graag overzicht houdt en collega’s ontzorgt? Krijg jij energie van plannen, regelen en samenwerken? Jij zorgt ervoor dat de teammanager en collega’s binnen het team Wijktoezicht & Werf kunnen rekenen op een professionele en betrouwbare ondersteuning.
Zo maak jij het mee
Als Secretaresse Team Wijktoezicht & Werf ben jij een onmisbare schakel voor het team Wijktoezicht & Werf van de afdeling Realisatie & Beheer. Jij zorgt ervoor dat organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden soepel verlopen. Je denkt vooruit, houdt overzicht en zorgt ervoor dat afspraken, overleggen en acties goed georganiseerd zijn. Daarbij werk je nauw samen met de teammanager, collega-afdelingssecretaresses, projectleiders en andere collega’s binnen de afdeling.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Je beheert de agenda van de teammanager en plant slim vooruit, zodat er voldoende voorbereidingstijd is voor afspraken.
- Je ondersteunt bij de afhandeling van correspondentie, e-mails, vragen en meldingen.
- Je organiseert overleggen, teamsessies en kwartaalbijeenkomsten en verzorgt de verslaglegging.
- Je maakt opdrachten en inkooporders aan en ondersteunt bij administratieve processen.
- Je helpt collega’s met werkzaamheden in systemen zoals Djuma en Signalen.
- Je verzorgt de aanmelding en het inwerken van nieuwe collega’s aan de hand van een onboardingchecklist.
- Je organiseert attenties en bijeenkomsten rondom jubilea, pensioneringen en andere personele momenten.
Jij bent iemand die graag regelt, overzicht bewaart en ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt. Dankzij jouw inzet kunnen collega’s zich richten op hun eigen werkzaamheden.
Helmond groeit, maak het mee!
De afdeling Realisatie & Beheer heeft een belangrijke rol in het dagelijks functioneren van onze stad. Samen werken we aan een bereikbaar, duurzaam en aantrekkelijk Helmond. We zetten ons in voor verduurzaming, vergroening en klimaatadaptatie en betrekken inwoners actief bij onze projecten. Binnen de afdeling werken ongeveer 135 collega’s, verdeeld over de clusters Assets & Beleid, Ingenieursbureau, Vastgoed & Exploitaties en Wijktoezicht & Werf. Ook als afdelingssecretaresse lever jij hier een waardevolle bijdrage aan door ervoor te zorgen dat de organisatie achter deze opgaven soepel draait.
Dit maken wij voor jou mogelijk
Helmond is een Stad van Makers. Vol trots bouwen we aan de toekomst van onze stad en regio. Maak jij het mee?
Als Meemaker krijg je de vrijheid en het vertrouwen om jouw kennis en expertise in te zetten, met directe impact op het dagelijks leven van inwoners en ondernemers. We werken in een open en informele werkomgeving waar je je snel thuis voelt. Sterke onderlinge verbinding drijft ons vooruit, terwijl innovatie en persoonlijke groei de kern vormen van wat we doen. Je wordt onderdeel van een hecht team waar flexibiliteit en samenwerking centraal staan, en samen verbeteren we de stad, elke dag opnieuw.
Goed om te weten:
- Binnen gemeente Helmond geloven we in de kracht van diversiteit aan mensen en talenten. We kijken daarom verder dan het cv en zijn oprecht geïnteresseerd in jou als mens en jouw kwaliteiten.
- Je ontvangt een salaris van minimaal € 2.596, – en maximaal € 3.743, – op basis van een 36-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring.
- Een functie voor 20- 22 uur per week.
- Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een individueel keuzebudget (IKB) van 17,85% dat je maandelijks opbouwt naast je salaris. IKB dat je hebt opgebouwd kun je bijvoorbeeld maandelijks of op een moment naar keuze laten uitbetalen, je kunt er vakantiedagen van bijkopen of het inzetten voor fiscale doelen, zoals een fiets of sportabonnement.
- Om (snel) vertrouwd te raken met het werk én de organisatie bieden wij een uitgebreid onboardingsprogramma aan.
- Bij gemeente Helmond staat de ontwikkeling van onze medewerkers centraal. Daarom bieden wij via onze Helmond Academie diverse cursussen en trainingen aan.
Dit maakt jou de ideale collega
Je bent een echte ondersteuner die graag initiatief neemt en plezier haalt uit het organiseren van werkzaamheden. Je werkt nauwkeurig, bent servicegericht en weet goed prioriteiten te stellen. Je vindt het vanzelfsprekend om samen te werken met collega’s, biedt hulp waar nodig en durft ook zelf om hulp te vragen. Tegelijkertijd bewaak je je eigen grenzen en houd je overzicht, ook wanneer er veel tegelijk speelt.
Daarnaast beschik je over:
- mbo werk- en denkniveau;
- ervaring in een secretariële of administratieve ondersteunende functie;
- goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden;
- ervaring met Microsoft Office en Microsoft Teams;
- bij voorkeur kennis van systemen zoals Djuma, ERP7 en NOTUBOX of vergelijkbare systemen.
Word ook een meemaker!
Deel deze vacature: